Kunde: DB Regio

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Das Regio Digital Forum der DB Regio AG fand 2022 das erste Mal statt und bestand aus einer virtuellen Auftaktveranstaltung im März und einem 1,5-tägigen Live Forum mit circa 200 geladenen Führungskräften im Juni in der Location Zeche Zollverein Essen.

Unter dem Motto: „Weiterdenken. Zukunft gestalten.“ hat sich der Digitalisierung-Bereich der DB Regio AG zum Ziel gemacht, gemeinsam neue Wege in der Digitalisierung des öffentlichen Personennahverkehrs zu gehen.

Digital Forum
  • Ziel: Das Ziel der digitalen Veranstaltung war die Bekanntmachung und die aktive Mitgestaltung des Events im Juni. Das Ziel dieses Events war es, Raum mit „Campus Spirit“ zu schaffen für Workshops, Ideenaustausch und Netzwerken unter den Teilnehmenden.
  • Zielgruppe: 200 geladene Führungskräfte des Digitalisierungs-Bereichs der DB Regio AG

Details zum Projekt: Regio Digital Forum

Der virtuelle Auftakt mit dem Top-Management – Live aus einem Studio in Frankfurt gestreamt – war dazu da den Besuch des Regio Digital Forum im Juni zu bewerben, die Ziele deutlich zu machen und die Bedeutung von Digitalisierung für DB Regio AG und seine Herausforderungen aufzuzeigen. Mit externen Impulsen und Diskussionsrunden wurden die Zuschauer emotional gepackt und eine Aktivierung erzeugt, sich selbst einzubringen und aktiv an der inhaltlichen Gestaltung des Events im Sommer mitzuarbeiten. „Digitalisierung lohnt sich“ war der Spirit der überspringen sollte.

Das 1,5 tätige Regio Digital Forum Live Event 3 Monate später in Essen auf dem Gelände der Zeche Zoll Verein bot Vieles für jeden. Neben dem großen Plenum mit Vorträgen und Diskussionsrunden, einer zweiten kleineren Bühne für Workshops und Impulse, luden neue Formate wie „Barcamp“ zum aktiven Mitarbeiten ein. Eine angegliederte Expo mit den neuesten Projekten und Entwicklungen der einzelnen Regionen und Abteilungen bot viel Raum Neues zu entdecken und mit den Kollegen in Austausch zu kommen.

Der bewusst gewollte „Campus Spirit“ – man trifft sich, hat viele Möglichkeiten sich zu begegnen, auszutauschen und etwas auszuprobieren – war gezündet. Natürlich durfte der Ausklang des ersten Tages mit einer Abendveranstaltung mit Networking, Dinner und Live Band nicht fehlen. Alle Gäste genossen den wieder möglichen persönlichen Austausch, nach dieser zweijährigen Live Event Pause durch die Pandemie.

Aufgaben der Agentur justZARGEScommunicate!

Eventkonzept 1

Konzeption und Ausarbeitung der virtuellen Veranstaltung in enger Zusammenarbeit mit dem Kunden im Hinblick auf das nachfolgende Live Event. Umsetzung vor Ort im Studio.

Eventkonzept 2

Konzeption und Entwicklung der 1,5 tägigen Live Veranstaltung Regio Digital Forum vor Ort in Essen. Ausarbeitung des Veranstaltungskonzeptes mit allen parallelen Strängen, Abläufen und Präsentationsplattformen.

Einladungsmanagement

Konzeption, Beratung und Erstellung Texte für das Einladungs- und Registrierungstool und die daraus resultierende Event APP sowie Steuerung des umsetzenden Dienstleisters.

Locationsuche

  • Recherche und Buchung eines geeigneten Streaming Studios in Frankfurt.
  • Recherche einer passenden Industrielocation in ganz Deutschland, Besichtigungen und Beratung zur Auswahl unter Berücksichtigung des „Campus Gedankens“ und der bestmöglichen Umsetzung desselben.

Location-Management

Einholung aller Dienstleistungsangebote der unterschiedlichen Locations. Absprachen aller Abläufe und Anforderungen, Organisation im Vorfeld sowie Steuerung aller Gewerke und Locations mit deren Ansprechpartnern vor Ort.

Raumgestaltung und Dekoration

Ausarbeitung von möglichen Bestuhlungsvarianten passend zum Konzept sowie Absprachen der Möblierung mit den Locations. Konzeption passende Dekoration und Raumgestaltung.

Keynotespeaker

Recherche außergewöhnlicher Keynotespeaker für den externen Impulse bei der virtuellen Auftaktveranstaltung.

Moderation

Moderator*innenvorschäge, Auswahl, Buchung der komplett Eventbegleitenden Moderation (beide Veranstaltungen). Ausführliche Briefinggespräche organisatorischer und inhaltlicher Art.

Catering

Auswahl und Absprachen des zur Tagung passendem F&B Angebotes, sowie die Auswahl und Steuerung des Catering Angebotes der Abendveranstaltung.

Technik

Technikplanung, Anforderungserstellung für die einzelnen Locations und Bestellung. (Streamingstudio, Location 1 und 2 auf der Zeche Zollverein, sowie die AbendVA) Steuerung der Gewerke vor Ort.

Ablaufplanung

Erstellung der diversen Ablaufpläne vor Ort, inkl. Aufbau und Veranstaltungen. Absprachen und detailliertes Briefing der Ablaufregisseurin für die Liveveranstaltung. Überwachung Content Lieferungen.

Hostessen

Anforderungserstellung, Bestellung, Briefing und Steuerung der Hostessen vor Ort.

Entertainment

Entertainment Vorschläge und Buchung der Band für die Abend-Veranstaltung auf der Zeche Zollverein. Vorschlag Entertainment und inhaltliche Absprache des künstlerisch verbindenden Elements bei der virtuellen Auftaktveranstaltung. (virtuelle Magie inhaltlich – konzeptionell abgestimmt)

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